Bagaimana menambah staf supaya ikut membalas?
Salah satu inti WACO: seluruh staf bisa membalas satu nomor WhatsApp dari satu tempat, dan menambah staf tidak menambah biaya langganan. Sebanyak apa pun tim Anda, harganya tetap.
Cara mengundang staf
- Buka ruang percakapan dari dashboard (tombol "Buka ruang percakapan").
- Masuk ke Pengaturan → Agen (ikon roda gigi).
- Klik Tambah Agen, isi nama dan email staf, pilih perannya, lalu kirim undangan.
- Staf menerima email undangan, membuat kata sandinya sendiri, dan langsung bisa membalas.
Kalau kotak masuk staf terlihat kosong
Menambah agen dan memberi agen itu akses ke kotak masuk adalah dua hal terpisah. Staf yang baru diundang bisa masuk dan melihat seluruh tampilan, tetapi kotak masuknya kosong sampai ia terdaftar sebagai anggota inbox. Tidak ada pesan kesalahan — hanya kosong — dan ini yang paling sering disangka sebagai kerusakan.
Untuk sebagian besar usaha, ini sudah kami urus otomatis. Kalau Anda hanya punya satu nomor, staf baru mendapat akses dengan sendirinya dalam waktu singkat; membuka halaman Pengaturan di dashboard mempercepatnya seketika.
Kalau Anda punya lebih dari satu nomor, kami sengaja tidak menyamaratakan — pemisahan antar cabang biasanya memang disengaja. Aturlah sendiri: Pengaturan → Kotak Masuk → pilih nomornya → Collaborators, tambahkan nama stafnya, lalu Update. Ulangi untuk tiap kotak masuk yang boleh ia baca.
Alamat yang dibagikan ke staf
Staf tidak masuk lewat waco.id — mereka masuk langsung ke ruang percakapan. Alamatnya ada di halaman Pengaturan dashboard, di bawah daftar tim, lengkap dengan tombol Salin. Bentuknya waco.id/ruang/nama-usaha-anda.
Bagikan alamat itu, bukan alamat panjang yang muncul di bilah browser Anda. Keduanya menuju tempat yang sama, tetapi yang pertama jauh lebih mudah ditulis di grup WhatsApp staf dan tidak berubah kalau suatu saat kami memindahkan servernya.
Dua peran, bedanya sederhana
- Admin — bisa mengatur, menambah staf lain, dan melihat semua percakapan. Cocok untuk pemilik dan manajer.
- Agen — membalas percakapan sehari-hari. Cocok untuk resepsionis dan perawat.
Melempar chat ke rekan tertentu
Setelah stafnya masuk, chat bisa dioper ke orang tertentu — misalnya pasien yang perlu dijawab dokter. Caranya bukan forward, melainkan menugaskan percakapan.
Untuk banyak cabang
Kalau tiap cabang punya nomornya sendiri, arahkan staf tiap cabang hanya ke kotak masuk cabangnya lewat pengaturan Tim — sehingga perawat Cabang Bekasi tidak melihat chat Cabang Depok, sementara Anda sebagai owner tetap melihat semuanya.