Saya ingin pertanyaan pelanggan dijawab otomatis tanpa mengarang

Operator AI adalah staf tambahan di ruang percakapan Anda: ia membalas pertanyaan pelanggan (jam buka, harga, cara daftar) dari pengetahuan yang Anda ajarkan — dan aturan terpentingnya adalah kejujuran: ia dirancang untuk tidak menjawab di luar pengetahuan yang Anda setujui — bila ragu, percakapan dieskalasi ke tim Anda dengan catatan, bukan dijawab dengan karangan harga, jadwal, atau saran medis. Setiap balasannya tercatat dan bisa Anda tinjau.

Sebelum berlangganan: siapkan pengetahuannya dulu (gratis)

Bot hanya menjawab dari kartu pengetahuan Anda. Kalau diaktifkan dalam keadaan kosong, sebagian besar chat akan diserahkan ke tim dengan catatan "di luar pengetahuan" — dan langganannya terasa sia-sia. Karena itu halaman Asisten menampilkan checklist kesiapan sebelum Anda membayar:

• Kumpulkan minimal ±8 kartu pengetahuan — jam buka, harga, layanan, cara pesan, kebijakan. Jalur gratisnya dua: Wawancara Pengetahuan (jawab beberapa pertanyaan terpandu) dan formulir Tambah pengetahuan manual.
• Biarkan percakapan terkumpul — makin ramai riwayat chat Anda, makin pintar botnya nanti lewat fitur "Pelajari dari riwayat".

Kedua persiapan itu bisa berjalan paralel dengan operasional biasa — tidak ada yang hilang dengan menunda aktivasi sampai siap.

Empat cara mengajarinya

• Wawancara Pengetahuan — jawab beberapa pertanyaan tentang bisnis Anda (jam buka, layanan, harga, cara pesan); tiap jawaban langsung jadi kartu. Gratis, bahkan sebelum berlangganan.
• Tambah pengetahuan manual — tulis atau tempel kartu satu per satu. Gratis juga.
• Tempel tautan / unggah dokumen (bagian dari langganan) — tempel halaman FAQ website atau unggah brosur/daftar harga PDF; asisten menyulingnya jadi kartu draf untuk Anda tinjau.
• Pelajari dari riwayat (bagian dari langganan) — asisten membaca percakapan lama tim Anda dan mengusulkan jawaban yang biasa tim berikan, bebas duplikat dengan pengetahuan yang sudah ada. Berjalan di latar belakang: Anda boleh menutup halaman, kami kirim email begitu usulannya siap. Data pribadi pelanggan dibuang otomatis.

Semua jalur bermuara di tempat yang sama: tidak ada pengetahuan yang aktif tanpa persetujuan Anda. Kartu draf ditinjau dulu, usulan disetujui sekali klik.

Ia makin pintar dari koreksi tim Anda

Tiap kali bot menyerah lalu tim Anda menjawab, jawaban itu muncul sebagai usulan pengetahuan di halaman Asisten — satu klik untuk menjadikannya kartu, dan pertanyaan yang sama tidak akan diserahkan lagi. Tiap Senin Anda menerima email ringkasan: berapa chat ia jawab, berapa diserahkan, dan pertanyaan apa yang sering muncul tapi belum ada jawabannya.

Menyetel cara bot menyapa

Di halaman Asisten ada kolom "Cara bot menyapa". Tulis sebutan dan frasa khas usaha Anda — bot akan memakainya. Ini soal cara bicara, bukan isi jawaban; faktanya tetap diambil dari kartu pengetahuan.

Contoh dari sebuah klinik sunat anak:

• Sapa orang tua dengan "Ayah/Bunda" — jangan menebak jenis kelamin pengirim, karena kita tidak pernah tahu yang menghubungi ayah atau ibu
• Sebut pasien kecilnya "Ananda jagoan"
• Tanda tangani sebagai "Tim Dokido"
• Frasa yang sering dipakai: "Baik, dengan senang hati", "Izin, bila berkenan…"

Satu hal yang membuat perbedaan besar: sebutkan juga bentuk yang DILARANG, bukan hanya yang benar. Menulis "sapa Ayah dan Bunda" saja membuat bot menyingkatnya jadi "Ayah" ketika menyapa satu orang. Menulis "selalu Ayah/Bunda, jangan Ayah saja" menutup celah itu.

Kalau daftar frasanya panjang, tambahkan "jangan dipakai semua sekaligus dalam satu balasan" — tanpa itu bot cenderung menjejalkan semuanya dan hasilnya terdengar dibuat-buat.

Mengirim gambar atau PDF, bukan cuma teks

Setiap kartu pengetahuan bisa dilampiri satu berkas: gambar JPG atau PNG maksimal 2 MB, atau PDF maksimal 5 MB. Kalau bot menjawab memakai kartu itu dan berkasnya membantu, berkasnya ikut terkirim.

Gambar cocok untuk daftar harga yang ingin dilihat sekilas. PDF cocok untuk brosur, formulir pendaftaran, atau syarat layanan yang memang untuk disimpan dan dibaca ulang. Untuk PDF, nama berkas yang Anda unggah itulah yang dibaca penerima di WhatsApp, jadi beri nama yang jelas seperti Formulir-Pendaftaran.pdf.

Paling berguna untuk daftar harga: orang tua yang bertanya biaya jauh lebih terbantu melihat gambar paket daripada membaca tiga paragraf.

Satu berkas per kartu. Kalau punya tiga paket harga, buat tiga kartu, masing-masing dengan berkasnya sendiri. Selain itu memang batasnya, cara ini juga membuat jawabannya lebih tepat: yang bertanya "paket sealer itu apa?" hanya menerima gambar Sealer, sementara yang bertanya "berapa harganya?" menerima ketiganya.

Kuota & biaya — tidak bisa kebablasan

• Kuota bulanan termasuk langganan, direset tiap bulan. Pemakaian terlihat di halaman Asisten dan grafik bulanan.
• Menyentuh 80%? Kami kirim email peringatan. Habis? Bot berhenti menjawab dan semua chat tetap mengalir ke tim Anda — layanan tidak pernah putus, tidak ada tagihan kejutan.
• Butuh lebih? Top-up dari halaman Tagihan (minimal Rp 100.000, berlaku 30 hari sejak dibeli).

Untuk apa kuota terpakai — tidak ada yang tersembunyi

Kuota hanya berkurang saat model AI benar-benar dipanggil, dan setiap panggilan dicatat: token masuk + token keluar dikalikan tarif per 1.000 token. Halaman Asisten menampilkan tabel "Untuk apa kuota terpakai bulan ini" yang memilah semuanya ke kegiatan yang jelas:

• Balasan bot ke pelanggan — porsi terbesar. Satu balasan bukan satu kata: bot membaca kartu pengetahuan Anda setiap kali menjawab, jadi makin panjang pengetahuannya makin banyak token per balasan (biasanya beberapa ribu token).
• Bot membaca chat lalu menyerahkan ke tim — bot memutuskan tidak menjawab karena di luar pengetahuannya. AI sudah membaca percakapan itu, jadi tetap dihitung, walau tanpa balasan. Mengajari bot hal yang sering diserahkan mengurangi pemborosan ini.
• Membaca formulir pendaftaran menjadi reservasi — fitur Reservasi (panduan).
• Menyuling website, dokumen, atau riwayat chat menjadi kartu pengetahuan, serta draf template lewat AI.
• Uji jawab lewat agen MCP dan API developer.

Tidak memakai kuota: bot mati, kuota habis, bot sibuk, atau gangguan (tercatat 0 dan tetap terlihat di tabel); semua balasan otomatis yang bukan AI — sambutan, menu, pengingat, follow-up lead diam, konfirmasi pembayaran, katalog; klasifikasi masukan pelanggan (ditanggung WACO); dan biaya pesan WhatsApp/Meta, yang tidak pernah lewat WACO.

Banyak kanal? Banyak cabang? Satu asisten biasanya cukup

Satu asisten disarankan untuk satu produk — dan ia boleh berdiri di kanal mana pun milik Anda sekaligus (WhatsApp, live chat website, Instagram) tanpa biaya tambahan; kuotanya tetap satu. Cabang baru, nomor baru, atau website baru yang menjual produk yang sama — misalnya semua cabangnya klinik kecantikan — tidak butuh asisten baru: cukup centang kanalnya di kartu "Bot berdiri di kanal mana?" di halaman Asisten.

Asisten kedua baru masuk akal bila Anda punya produk yang berbeda dan ingin pengetahuannya dipisah supaya tidak salah kamar menjawab (mis. klinik kecantikan dan klinik sunat). Tambahkan dari halaman Asisten — ia punya pengetahuan, kuota, dan kanalnya sendiri, Rp 300.000/bulan. Halaman Asisten menampilkan jelas asisten mana yang sedang Anda urus, dan Anda berpindah lewat tab di atasnya.

Punya aplikasi sendiri di luar WACO? Otak yang sama tersedia lewat API developer.

Lebih suka mengurus bot dengan mengobrol? Lewat WACO MCP, Claude atau ChatGPT bisa memutuskan usulan, mengajari fakta baru, menyuling website jadi pengetahuan, dan menguji jawaban bot untuk Anda — tanpa membuka halaman ini.