Reservasi dari formulir chat sampai pengingat & ucapan ulang tahun — bagaimana alurnya?

Banyak usaha menerima pendaftaran lewat formulir teks di chat: tim mengirim daftar isian ("Nama:", "Tgl Lahir:", "No HP:"), pelanggan membalas — kadang rapi per baris, kadang menyambung jadi satu paragraf. Lalu staf menyalin ulang ke jadwal. WACO mengubah rangkaian ini jadi alur otomatis: formulir → reservasi → konfirmasi → pengingat → kontak → ucapan ulang tahun.

1. Pasang formulir (±2 menit)

1. Buka halaman Reservasi, cari kartu Formulir → Reservasi.
2. Tempelkan formulir Anda sendiri — teks persis yang biasa dikirim tim. Setiap baris berbentuk Label: menjadi satu isian.
3. Cocokkan tiap data dengan nama barisnya di template: ketik nama baris untuk Nama, Tanggal reservasi, dan Nomor HP (wajib). Ada dua kolom opsional: Cabang / lokasi dan Tanggal lahir — isi kalau formulir Anda memuatnya.
4. Simpan & aktifkan. Tidak ada yang perlu diubah dari cara tim bekerja.

Saat pesan berisi isian masuk, WACO membacanya (AI) dan membuat draf reservasi plus catatan pribadi di percakapan. Draf tampil paling atas di halaman Reservasi, staf tinggal:

• Benar ✓ — masuk jadwal; konfirmasi & pengingat berjalan.
• Tolak — dibatalkan, jejaknya tetap tersimpan.

Kenapa draf dulu? Karena isian belum tentu jadi, dan tanggal salah-baca yang langsung dikirimi pengingat jauh lebih merepotkan daripada satu klik. Formulir yang dikirim ulang (koreksi kecil) memperbarui draf yang sama — tidak jadi kembar.

2. Konfirmasi otomatis (opsional)

Di kartu Konfirmasi otomatis, pilih template yang dikirim ke pelanggan begitu reservasi dicatat (dari nomor WhatsApp Anda sendiri, tarif template Meta biasa). Isian {{1}} = nama, {{2}} = tanggal, {{3}} = jam. Template ber-jam dikirim begitu jamnya diisi. Kosongkan untuk tidak mengirim apa-apa.

3. Kalender, agenda, dan banyak cabang

• Kalender bulan di halaman Reservasi menunjukkan kepadatan tiap tanggal; klik satu tanggal untuk rinciannya. Geser/ubah jam tiap reservasi langsung dari daftarnya.
• Agenda hanya-baca yang bisa dibagikan ke tim lapangan — tautannya ada di pengaturan Reservasi (21 hari ke depan, nomor jadi tautan wa.me).
• Punya cabang? Daftarkan cabang resmi Anda di kartu Daftar cabang / lokasi. Setelah itu agenda bisa disaring per cabang (tiap cabang punya tautan agenda sendiri untuk dibagikan ke timnya), dan AI mengenali cabang dari formulir dengan ejaan yang benar. Cabang tiap reservasi juga bisa diubah langsung dari daftarnya.
• Rekap jumlah pasien untuk laporan. Di bawah kalender bulan ada dua tautan unduh CSV: Rekap harian (satu baris per tanggal dalam bulan itu) dan Rekap bulanan (satu baris per bulan dalam setahun). Kolomnya: total kunjungan (tanpa batal), terjadwal, selesai, draf, batal, pasien unik menurut nomor, daftar baru menurut tanggal dicatat, lalu satu kolom per cabang dan per paket, ditutup baris TOTAL. Dihitung menurut tanggal kunjungan — angkanya sama dengan "bulan ini" di agenda. Buka di Excel atau Google Sheets.

4. Pengingat otomatis

Tiap reservasi terkonfirmasi otomatis masuk ke Pengingat — tanpa entri ganda. Aturan yang Anda buat sekali (mis. H-1 ingatkan jadwal, H+3 kontrol pasca-layanan) berlaku otomatis ke setiap pelanggan baru. Bisa lebih dari satu aturan/template.

5. Simpan jadi kontak & ucapan ulang tahun (mini-CRM)

Di halaman Kontak, nyalakan "Simpan reservasi terkonfirmasi ke buku Kontak" — nama, nomor, dan tanggal lahir dari reservasi tersimpan otomatis. Lalu nyalakan "Kirim ucapan ulang tahun otomatis", pilih template, dan atur batas kirim: setiap kontak yang berulang tahun diucapi otomatis tiap tahun. Tanggal lahir juga bisa diisi manual per kontak atau lewat impor Excel (kolom "tanggal lahir" dikenali otomatis).

Yang perlu diketahui

• Pembacaan formulir memakai kuota Operator AI — perlu asisten aktif. Chat biasa tidak memakan kuota: hanya pesan yang benar-benar mirip formulir (minimal 3 label cocok) yang diproses.
• Foto dan lampiran tidak pernah dibaca — hanya teks yang diproses.
• Fitur-fitur ini opt-in: Anda menyalakannya sendiri dari portal saat siap.