Saya ingin pesan masuk otomatis ditugaskan ke orang tertentu, bukan dipilih manual
Menugaskan satu per satu memang bisa, tetapi kalau polanya selalu sama (semua chat masuk ke Rina, atau semua chat nomor cabang Bandung ke tim Bandung), lebih baik dibuat otomatis. Pengaturannya ada di ruang percakapan, bukan di dashboard WACO.
Cara 1: selalu ke satu orang
- Buka ruang percakapan, masuk ke Settings → Automation.
- Klik Add Automation Rule.
- Event: pilih Conversation Created.
- Conditions: kalau mau berlaku untuk semua chat, pilih syarat yang selalu benar, misalnya Inbox is nomor Anda.
- Actions: pilih Assign an agent, lalu pilih orangnya.
- Simpan. Mulai saat itu setiap percakapan baru langsung menempel ke dia.
Cara 2: dibagi rata ke beberapa orang
Kalau yang Anda mau bukan satu orang tapi pembagian otomatis antar beberapa staf: buka Settings → Inboxes, pilih nomornya, lalu di tab Collaborators nyalakan Enable auto assignment. Chat dibagi bergiliran ke semua staf yang terdaftar di nomor itu. Batas jumlah chat per orang juga bisa diatur di situ.
Ingin "selalu ke satu orang" tanpa membuat aturan otomasi? Sisakan satu staf saja sebagai anggota nomor itu, lalu nyalakan auto assignment.
Cara 3: per cabang atau per topik
Pakai Teams. Buat timnya di Settings → Teams, isi anggotanya, lalu di aturan otomasi tadi pilih aksi Assign a team. Syaratnya bisa dibuat spesifik: inbox tertentu, label tertentu, atau isi pesan mengandung kata tertentu.
Kalau yang ditugaskan tidak melihat chatnya
Dua sebab yang hampir selalu jadi penyebabnya, keduanya bukan kerusakan: orangnya belum terdaftar sebagai anggota nomor tersebut (Settings → Inboxes → Collaborators), atau ia sedang menyaring tampilan di Mine padahal chatnya masuk sesudah ia membuka layar. Muat ulang halamannya. Cara menambah staf ada di panduan Menambah staf, dan penugasan manual dibahas di Menugaskan percakapan.