Setiap kirim pengumuman, apa saya harus bikin template baru?

Anda mau mengirim konfirmasi pendaftaran ke orang tua murid, atau pengingat jadwal ke pasien. Muncul pertanyaan yang ditanyakan hampir semua orang di hari pertama: "apa saya harus membuat template baru tiap kali, bahkan tiap orang?" Jawabannya jauh lebih ringan dari yang dibayangkan.

Satu pertanyaan yang menentukan semuanya

Sebelum memikirkan template, tanyakan satu hal: apakah orang itu menghubungi WhatsApp Anda lebih dulu dalam 24 jam terakhir?

• Ya — Anda sedang membalas percakapan yang berjalan. Ketik bebas, sepanjang apa pun, pakai emoji, tempel link. Tidak perlu template sama sekali.
• Tidak — Anda memulai chat ke orang yang sedang diam. Di sini WhatsApp mewajibkan template yang sudah disetujui. Ini aturan Meta, bukan batasan WACO.

Detail aturan jendela 24 jam ada di panduan Pesan ditolak padahal kemarin bisa.

Contoh nyata: konfirmasi pendaftaran

Misalnya pesan konfirmasi kelas anak — nama anak, kelas, biaya, jadwal, lokasi, link grup. Perlu template atau tidak? Tergantung cara mengirimnya:

• Orang tua baru saja chat "Saya mau daftar kelas Awan" dan admin membalas dengan konfirmasi itu → ketik bebas, tanpa template.
• Anda mengirim konfirmasi itu sekaligus ke 40 orang tua dari data pendaftaran, yang belum tentu meng-chat WA Anda → itu blast, dan blast selalu butuh template.

Kalau perlu template: cukup SATU, bukan per anak

Inilah salah paham yang bikin panik. Anda tidak membuat template baru untuk tiap anak. Anda buat satu template, dan bagian yang berubah dijadikan variabel — diisi otomatis saat kirim:

Halo Ayah/Bunda 👋
Pendaftaran {{1}} telah diterima untuk Kelas {{2}}.
Biaya pendaftaran {{3}}, transfer ke {{4}} a.n {{5}}.

Jadwal: {{6}}, {{7}}
Lokasi: {{8}}
Info kegiatan lewat grup: {{9}}

Saat mengirim, {{1}} jadi "Zeana", {{2}} jadi "Awan", {{3}} jadi "Rp 45.000", dan seterusnya. Satu template ini melayani seluruh angkatan — ratusan orang tua, satu kali daftar. Fitur blast bawaan mengisi variabel ini otomatis dari data tiap kontak.

Pilih kategori yang tepat

Konfirmasi pendaftaran seperti ini masuk kategori Notifikasi (utility) yang tarifnya lebih murah — karena isinya menguntungkan penerima, bukan menjual. Tulis netral, jangan menyelipkan promosi, supaya tidak dipindah paksa ke kategori Promosi. Sebab penolakan lain ada di Template saya ditolak Meta.

Pilih bahasa templatenya

Di perancang template ada kolom Bahasa template, tepat di bawah nama. Isinya bukan bahasa tampilan dashboard Anda, melainkan bahasa isi pesan yang akan diterima pelanggan. Bawaannya Bahasa Indonesia.

Untuk kategori Notifikasi dan Promosi, kode bahasa hanya penanda: pesan Anda terkirim persis seperti yang ditulis dan disetujui, apa pun kodenya. Gunanya baru terasa kalau suatu saat Anda membuat template bernama sama dalam beberapa bahasa — kode itulah yang dipakai Meta memilih versi yang tepat.

Butuh bahasa yang tidak ada di daftar? Lewat API bisa memakai kode bahasa Meta mana pun — kirim bidang bahasa saat membuat template (panduan API).