Agenda janji temu saya di Airtable — bisa kirim pengingat WhatsApp otomatis?

Banyak klinik sudah nyaman mencatat janji temu di Airtable — kalender rapi, kolom bisa disesuaikan, tim sudah hafal. WACO tidak meminta Anda pindah. Yang tidak bisa dilakukan Airtable adalah mengirim WhatsApp resmi ke pasien; itulah bagian kami.

Setelah tersambung: setiap baris agenda di Airtable otomatis menjadi reservasi di WACO, dan pengingat H-1 berjalan sendiri mengikuti aturan yang Anda buat di halaman Pengingat. Anda tetap bekerja di Airtable seperti biasa.

Yang perlu disiapkan

• Tabel agenda di Airtable yang memuat minimal nomor WhatsApp pasien dan tanggal. Kolom nama, jam, dan catatan opsional tapi membuat agenda di WACO jauh lebih enak dibaca.
• Personal Access Token Airtable — dibuat sekali di airtable.com/create/tokens.

Langkah 1 — Buat token Airtable

1. Buka airtable.com/create/tokens → Create new token.
2. Beri nama bebas, mis. "WACO".
3. Pada Scopes, pilih dua saja: data.records:read dan schema.bases:read. Keduanya hanya izin membaca — WACO memang tidak pernah menulis ke Airtable Anda.
4. Pada Access, pilih base yang berisi agenda Anda.
5. Salin token yang muncul (diawali pat…). Token hanya tampil sekali.

Langkah 2 — Sambungkan di WACO

1. Buka menu Reservasi → kartu Sinkron dari Airtable.
2. Tempel token, klik Sambungkan. Token disimpan terenkripsi; kalau ditolak Airtable, WACO memberi tahu saat itu juga dan tidak menyimpannya.
3. Pilih Base, Tabel, dan (opsional) View — view berguna bila Anda hanya ingin menarik sebagian baris, misalnya view "Terjadwal".
4. Cocokkan kolom: nomor WhatsApp dan tanggal wajib; nama, jam, catatan opsional. Pilihannya berupa daftar nama kolom dari tabel Anda sendiri, jadi tidak ada salah ketik.
5. Klik Simpan & aktifkan sinkron — tarikan pertama langsung jalan dan hasilnya tampil seketika.

Cara kerjanya sehari-hari

• Baris baru di Airtable → reservasi baru di WACO (maksimal 10 menit).
• Tanggal atau jam diubah → reservasi ikut berubah, dan pengingatnya ikut bergeser ke hari yang benar.
• Baris dihapus (atau keluar dari view) → reservasinya dibatalkan dan pengingatnya dimatikan. Kalau banyak sekali baris hilang sekaligus — biasanya tanda view/filter berubah, bukan pembatalan sungguhan — WACO sengaja menahan pembatalan massal supaya tidak ada pasien yang terlanjur dibatalkan karena salah konfigurasi.
• Baris tanpa nomor atau tanggal yang terbaca dilewati diam-diam (dihitung di laporan sinkron), bukan menggagalkan sinkron seluruhnya.
• Hanya agenda 7 hari ke belakang sampai seterusnya yang ditarik — riwayat bertahun tidak ikut membanjiri agenda hari ini.

Yang TIDAK dilakukan sinkron (disengaja)

Reservasi hasil sinkron tidak mengirim pesan konfirmasi seketika. Alasannya melindungi Anda: satu perubahan filter di Airtable bisa memunculkan ratusan baris sekaligus, dan itu akan berubah menjadi ratusan pesan berbayar ke pasien. Yang berjalan otomatis adalah pengingat H-1 sesuai aturan Anda di halaman Pengingat — dan justru itulah yang paling berdampak menurunkan pasien tidak datang.

Kalau Anda memang ingin konfirmasi seketika, catat reservasinya lewat formulir di halaman Reservasi (bukan lewat Airtable) — jalur itu mengirim konfirmasi sesuai template pilihan Anda.

Menghentikan sinkron

Klik Putuskan di kartu Airtable. Reservasi yang sudah tertarik tetap ada (itu data Anda), hanya penarikan baris baru yang berhenti. Anda juga bisa mencabut tokennya sendiri kapan saja dari halaman token Airtable.