Percakapan yang sudah beres masih dihitung "perlu dibalas"

Di dashboard ada angka "Perlu dibalas". Kadang percakapan yang sebenarnya sudah kelar masih ikut terhitung — misalnya pelanggan menutup dengan "sama-sama", "oke", atau "👍". Itu bukan pertanyaan, tapi sistem tidak bisa menebak isinya. Cara merapikannya sederhana dan memang begitulah kotak masuk bersama seharusnya dipakai.

Tandai "Selesai" saat percakapan kelar

Buka percakapannya di ruang percakapan, lalu klik tombol Selesai (Resolved) — biasanya di kanan atas. Percakapan itu pindah dari daftar yang terbuka, dan langsung hilang dari angka "Perlu dibalas".

Anggap saja seperti menutup tiket: begitu urusannya beres, tandai selesai. Kebiasaan ini membuat kotak masuk tidak menumpuk dan angka di dashboard benar-benar mencerminkan yang masih butuh perhatian.

Kalau pelanggan chat lagi?

Percakapan yang sudah ditandai selesai terbuka kembali otomatis begitu pelanggan mengirim pesan baru — tidak ada yang hilang, dan ia akan muncul lagi di "Perlu dibalas" karena memang ada yang baru.

Kalau Anda memakai Operator AI, ini wajib

Menandai selesai bukan cuma soal kerapian: itulah cara Anda menyerahkan percakapan kembali kepada bot.

Begitu ada staf yang membalas — dari ruang percakapan maupun dari HP — atau begitu bot menyerahkan percakapan ke tim, bot berhenti ikut campur di percakapan itu. Ia menganggap urusannya sudah dipegang manusia, dan memang seharusnya begitu: pelanggan yang dijawab dua suara sekaligus akan bingung siapa yang sebenarnya bicara.

Bot baru melayani kontak itu lagi setelah percakapannya ditandai selesai. Pesan berikutnya dari orang yang sama akan dijawab bot lebih dulu, sampai ia kehabisan pengetahuan lalu menyerahkannya lagi ke tim.

Akibatnya bila lupa: percakapan yang tidak pernah ditandai selesai membuat bot diam selamanya untuk kontak tersebut — tanpa pesan kesalahan apa pun. Kalau suatu hari bot terasa "tidak menjawab lagi", periksa dulu apakah percakapan lamanya masih terbuka.

Kenapa tidak otomatis saja?

Membedakan "sama-sama" (penutup) dari pertanyaan singkat seperti "berapa?" butuh membaca maksud pesannya. Kami sengaja tidak menebak: lebih aman menampilkan sedikit lebih daripada diam-diam menyembunyikan pertanyaan pasien yang sebenarnya menunggu. Satu klik "Selesai" memberi Anda kendali penuh dan pasti.