Pendaftar mengetik formulir seenaknya — baris nama hilang, tanggal salah format. Ada formulir sungguhan di WhatsApp?
Formulir teks ("Nama Anak: … Tanggal: …") bergantung pada pendaftar mengikuti pola dan pada AI membaca isinya. Cukup satu baris terkirim terpisah, reservasinya lahir tanpa nama. Formulir WhatsApp memakai fitur resmi Meta bernama Flows: pelanggan menekan satu tombol, lalu mengisi kolom sungguhan — nama, pemilih tanggal, pilihan cabang — tanpa keluar dari WhatsApp. Jawabannya tiba ke WACO sebagai data terstruktur dan langsung menjadi reservasi terjadwal, lengkap dengan pengingat H-1 yang sudah Anda atur.
Menyiapkannya
- Buka menu Formulir di portal (juga bisa dari kartu di Reservasi).
- Susun kolomnya: label yang dilihat pelanggan, tipe (teks singkat, teks panjang, pemilih tanggal, dropdown), dan artinya bagi WACO — tandai kolom mana yang berarti nama, tanggal reservasi, cabang, paket, tanggal lahir, alamat. Cabang yang sudah Anda daftarkan otomatis jadi pilihan dropdown.
- Tulis pesan pengantar dan teks tombolnya.
- Tentukan kata kunci pemicu, misalnya
daftar: pelanggan yang mengetik kata itu langsung menerima formulir, dan Operator AI diam untuk pesan tersebut. - Tulis balasan setelah isian diterima. Anda boleh memakai
{nama},{tanggal},{jam},{cabang}. - Tekan Simpan & terbitkan ke Meta. WACO membuat Flow di akun WhatsApp Business Anda dan menerbitkannya. Tautan pratinjau Meta muncul untuk dicek.
Mengujinya
Chat dulu ke nomor bisnis Anda dari HP pribadi, lalu pakai kartu Kirim uji dengan nomor itu. Formulir muncul sebagai pesan bertombol; isi dan kirim. Dalam beberapa detik reservasinya tampil di agenda, dan isiannya tercatat di bagian "Isian terakhir".
Formulir bertahap dan layar ringkasan
Kolom bisa dibagi ke tiga halaman lewat kolom "Halaman" di tabel, misalnya Data diri → Jadwal → Catatan. Pelanggan melihat bilah kemajuan dan tombol Lanjut di tiap halaman, seperti aplikasi rumah sakit. Judul tiap halaman opsional. Centang layar ringkasan bila ingin pelanggan memeriksa seluruh isiannya sebelum menekan kirim.
Mengirim ke pelanggan lama: template bertombol formulir
Di luar jendela 24 jam, WhatsApp hanya mengizinkan template. Di perancang template (menu Template), centang Tombol formulir: template Anda mendapat satu tombol yang membuka formulir yang sudah terbit. Setelah disetujui Meta, template itu bisa dipakai di blast dan aturan pengingat seperti template lain — pelanggan lama menekan tombolnya dan langsung mengisi formulir. Satu template hanya boleh punya satu tombol formulir dan tidak digabung dengan tombol lain.
Mengirim dari sistem Anda (API)
Formulir yang sudah terbit bisa dikirim dari kasir, CRM, atau n8n:
POST /api/v1/formulir/kirim dengan badan {"nomor":"628…"}. Jawabannya
juga diteruskan ke webhook Anda sebagai message.received dengan
pesan.tipe = "formulir" dan pesan.formulir berisi tiap isian
(kunci: nama, tanggal, cabang, dan seterusnya sesuai "artinya bagi WACO"). Rincian di
dokumentasi API.
Templat siap pakai
Tidak perlu mulai dari nol: di atas tabel kolom ada tombol templat Reservasi, Pendaftaran, Pemesanan, Keluhan, Survei — sekali klik mengisi kolom, judul halaman, pesan pengantar, kata kunci, dan balasannya; ubah seperlunya lalu terbitkan. Untuk transfer manual ada formulir bawaan tersendiri, lihat Konfirmasi pembayaran.
Mengirim dari inbox dengan perintah
Staf yang sedang membalas bisa mengetik /formulir di catatan pribadi
percakapan — WACO mengirim formulir ke pelanggan itu, tanpa menunggu kata kunci. Perintah lain:
/menu (menu interaktif) dan /bayar (konfirmasi pembayaran). Perlu Asisten
terpasang di inbox; salah ketik aman karena catatan pribadi tidak pernah sampai ke pelanggan.
Riwayat, corong, dan catatan untuk staf
Setiap kali WACO mengirim formulir atau menu ke pelanggan, percakapannya mendapat catatan pribadi "🤖 WACO mengirim …" supaya staf yang sedang membalas tahu dan tidak bertanya ulang.
Di halaman Formulir ada angka 30 hari terakhir: dikirim → diisi → jadi reservasi,
dan tautan Riwayat isian yang bisa disaring per tanggal dan diunduh CSV. Setiap
jawaban juga ditulis sebagai catatan pribadi di percakapan pelanggan (hanya
terlihat tim) dan percakapannya diberi label formulir (dibuat otomatis), jadi staf
di inbox membacanya tanpa pindah menu.
Apa yang terjadi dengan jawabannya
- Kolom bertanda tanggal reservasi menentukan tanggal. Tanpa tanggal, isian tetap tercatat tetapi tidak jadi reservasi.
- Kolom nama, jam, cabang, paket, tanggal lahir, dan alamat masuk ke kolom reservasi masing-masing; kolom lain masuk ke catatan reservasi sebagai "Label: isi".
- Paket bisa dikoreksi admin di halaman Reservasi, di samping nama dan cabang —
berguna bila pelanggan salah pilih atau menulis "Metode 1". Kotaknya menyarankan paket yang
sudah pernah dipakai. Paket juga terbaca dari isian teks berlabel "Paket:" atau "Metode …:", dan
dipakai sebagai lencana di agenda serta variabel
{paket}pengingat. - Nama dan tanggal lahir ikut ke buku Kontak bila sakelar "simpan reservasi ke kontak" menyala.
- Reservasi dari formulir langsung terjadwal, bukan draf — datanya tidak ditebak, jadi tidak perlu ditinjau ulang.